Koppel je ATS of CRM één keer voor je hele organisatie. Daarna leest Hyre je kandidaten en klanten in, en kan iedereen in je team gesprekken wegschrijven.
Voordat je begint
Iedereen in je organisatie mag een koppeling maken. Kiezen waar Hyre naartoe schrijft (de write target) en een koppeling verwijderen kan alleen een owner of admin.
Je hebt de API-gegevens van je ATS nodig: meestal een API-key, of een client ID en client secret. Vaak kan alleen de beheerder van je ATS die aanmaken, en soms moet je ze aanvragen bij de leverancier. Regel dit vooraf, dat scheelt veel tijd.
Voor een aantal systemen staat er een eigen handleiding klaar: OTYS, Bullhorn, Carerix, Recruitee en overige systemen.
Stuur API-keys, secrets en wachtwoorden nooit per e-mail of chat, ook niet naar ons. Je vult ze zelf in Hyre in, waar ze versleuteld worden opgeslagen.
Stap voor stap
Ga naar Settings › Integrations. Onder Integrations staat de lijst met systemen. Filter op ATS Systems of CRM Systems, of zoek op naam.
Klik bij jouw systeem op Connect.
Vul de gegevens in die je ATS vraagt (API-key, client ID en secret, of inloggen bij je ATS) en bevestig.
Je koppeling staat nu bovenaan onder Active Integrations. Hyre begint direct met inlezen. Bij een groot bestand kan het eerste inlezen een paar uur duren.
Kies de write target (owner of admin). Klik op de ⋯ naast je koppeling en kies Make ATS write target of Make CRM write target. Op de kaart staat daarna het label ATS write target of CRM write target.
Test met lezen. Vraag in Hyre of in je AI-assistent een kandidaat op die je kent, bijvoorbeeld "zoek Jan Jansen op in mijn ATS". Komt hij terug, dan werkt de koppeling.
De write target uitgelegd
Er is per organisatie precies één ATS write target (voor kandidaten) en één CRM write target (voor contactpersonen).
Heb je er geen gekozen, dan schrijft Hyre naar de oudste werkende koppeling van die soort.
Is je ATS ook je CRM (één systeem voor kandidaten én klanten), dan zie je op de kaart ATS & CRM. Dan is hetzelfde systeem beide write targets.
Gebruik je één systeem voor beide, maar staat het maar in één categorie in de lijst? Een owner of admin kan dat aangeven met de keuze op de kaart, zodat de AI-assistent weet waar hij moet zoeken.
Goed om te weten
"Ask for" of een melding over ontbrekende rechten op de kaart? Je ATS heeft een deel van de toegang gegeven. Hyre werkt alvast met wat wel mag. De kaart noemt welke rechten je bij de beheerder van je ATS moet aanvragen. Daarna klik je op Re-check access.
"Needs attention" betekent dat de koppeling niet meer werkt, bijvoorbeeld door een verlopen key of een vertrokken gebruiker. Klik op Reconnect. Je data blijft gewoon staan.
Melding over gebruikers zonder match? Dan heeft een collega in je ATS een ander e-mailadres dan in Hyre. Zie Eigenaar van records en de default owner.
Zet andere ATS-koppelingen in je AI-assistent uit. Heb je in Claude of ChatGPT ook een losse koppeling met je ATS, dan weet de assistent niet welke hij moet gebruiken.
Testrecords. Om te controleren of schrijven werkt, kan Hyre een paar duidelijk gemarkeerde testrecords in je ATS aanmaken en daarna weer verwijderen. Dat staat in de verwerkersovereenkomst (artikel 3.4). Hyre wijzigt daarbij nooit een ander record.
Een koppeling verwijderen (owner of admin): ⋯ › Disconnect. Wat Hyre al heeft ingelezen (gesprekken, notities, documenten) blijft in Hyre staan, alleen de koppeling met je ATS verdwijnt. Koppel je hetzelfde systeem later opnieuw, dan worden records weer aan elkaar gekoppeld.
Key vernieuwen? Maak in je ATS een nieuwe key, koppel opnieuw met Reconnect of via Connect, en trek daarna de oude key in.
Salesforce (ook Byner en MySolution) vraagt eerst een pakket dat een Salesforce-beheerder installeert. Hyre leidt je daar doorheen bij Connect.
Lukt het niet? Stuur ons een bericht via Helpdesk linksonder in Hyre, zonder keys of wachtwoorden. Vaak moet er iets bij de leverancier van je ATS worden aangezet, dan helpen we je met de juiste vraag.
Bekijk de les
Video: Integratie in de Hyre Academy, hoofdstuk Admin setup.
Gerelateerd