Na elk gesprek zet Hyre met een paar klikken alles in je ATS of CRM: de kandidaat of het contact, de belangrijkste velden en het gespreksverslag als notitie. Daarna wordt het gesprek groen in je lijst.
Voordat je begint
Je organisatie heeft een ATS of CRM gekoppeld.
Je AI-assistent (bij voorkeur Claude) is gekoppeld aan Hyre. De acties draaien daar.
Het transcript is klaar. Zolang het nog verwerkt wordt, of als de notetaker niet werd binnengelaten, is de knop Agents uitgeschakeld.
Stap voor stap
Open het gesprek in Conversations.
Controleer het transcript. Verbeter verkeerde namen met Find & Replace. Zie Samenvatting, opname en transcript.
Controleer de persoon in Profile: de juiste persoon gekoppeld, type Candidate of Contact gekozen, e-mailadres en eventueel telefoonnummer ingevuld. Zie Wie was dit? Een contact koppelen aan je gesprek.
Klik op Agents. Je ziet een voortgangskaartje (gekoppeld aan je ATS/CRM, weggeschreven met notitie) en de acties voor een kandidaat of contact.
Vink onder Candidate actions (of de acties voor een contact) aan wat je wilt. Standaard zie je bij een kandidaat onder meer:
Create/Update kandidaat in ATS: de kandidaat aanmaken of bijwerken;
Schrijf samenvatting in ATS: het gespreksverslag als notitie;
Schrijf een recap mail;
Maak vervolgtaken;
Plan afspraak kandidaat (direct). Met het vraagteken naast een actie lees je wat hij precies doet.
Klik Run actions (met een telling, bijvoorbeeld Run 2 actions). Je AI-assistent opent met de opdracht klaar. Start hem daar.
De assistent zoekt de persoon in je ATS. Bestaat hij nog niet, dan maakt hij hem aan met de gegevens uit het gesprek (zoals naam, e-mail, telefoon, functie, werkgever, woonplaats, salaris en opzegtermijn). Bestaat hij al, dan werkt hij de velden bij. Het gespreksverslag komt bij de notities.
Lees mee en beantwoord vragen als de assistent iets vraagt, bijvoorbeeld een ontbrekende achternaam.
Terug in Hyre staat er een groen vinkje bij het gesprek.
Meer dan wegschrijven
Ask your own question: stel een eigen vraag over het gesprek, zoals "Wat waren de harde eisen?".
Power agents: start een grotere agent op deze persoon, zoals de Matching Agent of de CV Generator.
Alles in één keer: met de knop ATS- & CRM-sync rechtsboven in Conversations schrijft een agent al je gesprekken van die dag weg. Gesprekken die al groen zijn slaat hij over, en voor de rest vraagt hij eerst je akkoord.
Vanuit de mail: in de samenvattingsmail na een gesprek staan knoppen om meteen een actie te starten.
Goed om te weten
Een actie duurt 1 tot 2 minuten. Start ondertussen het volgende gesprek. Meerdere acties tegelijk werken prima naast elkaar.
Kandidaat = ATS, contact = CRM. Kies je verkeerd, dan komt het verslag op de verkeerde plek.
Check het eerste paar keer in je ATS of alles goed staat, bijvoorbeeld het type notitie (screening, salesgesprek). Pas het zo nodig aan in je ATS.
Een recap-mail wordt nooit vanzelf verstuurd. Hij staat als concept klaar; jij leest na en verstuurt.
Wil je een vast format voor het verslag? Dat stel je in met custom rules op de actie in Agents.
De acties en hun namen kunnen per organisatie verschillen, omdat je ze zelf kunt aanpassen en delen. Via het tandwiel in het menu beheer je welke acties je ziet.
Bekijk de video
Video: Conversations in de Hyre Academy (4 min). Video: Acties: van gesprek naar ATS in de Hyre Academy (3 min). Video: ATS- & CRM-sync in de Hyre Academy (2 min).
Gerelateerd