De notetaker neemt je online meetings op, maakt een transcript en een samenvatting, en zet alles in Conversations. Jij kunt je volledig op het gesprek richten.
Voordat je begint
Je mailbox en agenda zijn gekoppeld onder Settings › Channels (Google of Microsoft).
De meeting staat in je primaire agenda (de hoofdagenda van je gekoppelde mailbox) en heeft een videolink van Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.
Zo komt de notetaker in je meeting
Automatisch meedoen staat standaard aan. Controleer het onder Settings › Notetaker bij Join my meetings automatically.
Hyre kijkt elke minuut naar je agenda. Elke afspraak met een videolink in je primaire agenda wordt een meeting in Hyre, nog voordat hij begint. Op de starttijd stuurt Hyre de notetaker naar de link.
Laat de notetaker binnen. Hij komt in de wachtruimte (lobby) als deelnemer met de naam uit je instellingen, standaard Hyre AI Notetaker. Klik op Admit of Toelaten, net als bij een gewone gast. In Teams kan alleen de organisator of een beheerder iemand uit de lobby toelaten. Ben jij niet de organisator, vraag het dan aan de host.
De notetaker meldt zichzelf. Zodra hij binnen is, zet hij één bericht in de chat: dat de meeting wordt opgenomen, getranscribeerd en samengevat, en dat de deelnemers jou kunnen vragen hem te verwijderen. Je beheerder kan deze tekst aanpassen.
Na afloop staat de meeting binnen een paar minuten in Conversations › Meetings, met samenvatting, opname en transcript. Je krijgt ook een e-mail met de samenvatting.
De notetaker niet laten opnemen
Eén meeting overslaan: open de afspraak in Calendar en kies Don't record. Dit geldt voor de hele meeting, ook als een collega in dezelfde meeting automatisch meedoen aan heeft. Werkt per afspraak, niet voor een hele reeks.
Nooit automatisch: zet Join my meetings automatically uit. Je voegt de notetaker dan zelf toe per meeting met Add Notetaker.
Wat betekent "Not admitted"?
Als Hyre een notetaker naar je meeting stuurde maar niemand hem heeft binnengelaten, staat de meeting in de lijst als Not admitted, in het grijs. Zo'n meeting heeft geen opname, transcript of samenvatting en je kunt er geen acties op uitvoeren. Wil je ze niet zien, klik dan op Hide not admitted. Na 30 dagen verdwijnen ze vanzelf.
Goed om te weten
Geen videolink in de afspraak = geen notetaker. Ook een afspraak in een andere agenda dan je primaire (bijvoorbeeld een gedeelde agenda van een collega) krijgt geen notetaker. Gebruik dan Add Notetaker.
De notetaker gaat naar de geplande link op de geplande tijd. Begint de meeting eerder of via een andere link, voeg hem dan handmatig toe.
Eén notetaker per meeting. Zitten er meer Hyre-gebruikers in dezelfde meeting, dan komt er één notetaker en krijgt iedereen de opname, het transcript en de samenvatting in zijn eigen lijst.
Naam en logo. Zit je alleen in de meeting, dan gebruikt de notetaker jouw naam en logo. Met collega's van je eigen organisatie gebruikt hij de naam en het logo van de organisatie. Zitten er Hyre-gebruikers van verschillende organisaties in, dan gebruikt hij de standaardnaam en het Hyre-logo. Instellen doe je onder Settings › Notetaker.
Gebruik je nog een andere notetaker? Zet bij die tool automatisch meedoen uit, anders zitten er twee bots in je meeting.
Talen. De notetaker herkent 10 talen, waaronder Nederlands en Engels, ook als iemand halverwege wisselt.
Video wordt 30 dagen bewaard. Het transcript en de samenvatting blijven staan.
Laat de ander weten dat je opneemt. De notetaker meldt het zelf in de chat, maar wie later binnenkomt ziet dat bericht niet.
Kwam de notetaker niet binnen? Lees De notetaker kwam niet binnen.
Bekijk de video
Video: Online meetings in de Hyre Academy (4 min). Video: Notetaker in de Hyre Academy (1 min).
Gerelateerd