Wat je ziet
De notetaker is niet in je meeting verschenen.
De meeting staat in Conversations in het grijs met Not admitted.
Of de meeting staat helemaal niet in Conversations.
Waarom dit gebeurt
De meest voorkomende oorzaken, de vaakste eerst: 1. Niemand heeft hem binnengelaten. De notetaker wacht in de lobby als een gast. In Teams kan alleen de organisator of een beheerder iemand uit de lobby toelaten. Dan zie je Not admitted. 2. De afspraak heeft geen videolink, of de link is van een ander platform dan Google Meet, Microsoft Teams of Zoom. 3. De afspraak staat niet in je primaire agenda, maar bijvoorbeeld in een gedeelde agenda of die van een collega. 4. De meeting begon eerder, later of via een andere link dan in de afspraak staat. De notetaker gaat naar de geplande link op de geplande tijd. 5. Automatisch meedoen staat uit onder Settings › Notetaker (Join my meetings automatically), of je hebt bij de afspraak Don't record gekozen. 6. Je mailbox is ontkoppeld. Dan ziet Hyre je agenda niet. Zie Mijn mailbox is ontkoppeld. 7. De meeting laat alleen ingelogde gebruikers of mensen uit je eigen organisatie toe. Bijvoorbeeld Zoom met "only authenticated users", Teams zonder gasttoegang of een Google Meet die alleen je eigen domein toelaat. 8. De host heeft de notetaker verwijderd, of de meeting was voorbij voordat hij binnen was. 9. De notetaker van een collega zat erin, maar het gesprek staat niet bij jou. Eén notetaker neemt op voor iedereen in de meeting, maar alleen als de meeting ook in jouw agenda staat. Stond hij niet in je primaire agenda, of was je mailbox ontkoppeld, dan weet Hyre niet dat jij erbij was. Vraag je collega de meeting met je te delen. Zie Een gesprek delen met collega's of via een publieke link.
Zo los je het op
Tijdens de meeting: 1. Kijk in de lobby en klik Admit of Toelaten bij de notetaker (standaard Hyre AI Notetaker). Ben je geen organisator in Teams, vraag het de host. 2. Staat hij er niet? Klik in de zijbalk op Add Notetaker. Kies de meeting onder Today's meetings en klik Join, of plak de link bij Other meeting link en klik Join. Het kan 1 tot 2 minuten duren voor hij verschijnt.
3. Een telefoongesprek? Bel het nummer onder Phone Notetaker in hetzelfde venster en voeg het toe aan je gesprek.
Voor de volgende keer: 1. Controleer onder Settings › Notetaker dat Join my meetings automatically aanstaat. 2. Zet meetings in je primaire agenda, met de videolink in de afspraak. 3. Controleer onder Settings › Channels dat je mailbox op Connected staat. 4. Test de meetinglink in een incognitovenster. Vraagt hij om in te loggen, dan kan de notetaker er ook niet in. Pas de instellingen van de meeting aan voordat je de link deelt.
Werkt het weer?
De notetaker staat in de deelnemerslijst en heeft een bericht in de chat gezet.
Na de meeting staat hij binnen een paar minuten in Conversations › Meetings, zonder Not admitted.
Voorkomen
Laat de notetaker direct binnen, of zet hem bij Teams op de lijst van mensen die de lobby mogen overslaan.
Gebruik je nog een andere notetaker? Zet daar automatisch meedoen uit, anders zitten er twee bots in je meeting.
Wil je niet zien welke meetings niet zijn toegelaten? Klik in Conversations op Hide not admitted. Na 30 dagen verdwijnen ze vanzelf.
Nog steeds niet?
Stuur ons een bericht via Helpdesk linksonder in Hyre. Vermeld wat je ziet en sinds wanneer, met de datum, tijd en titel van de meeting.