Wie je opneemt, moet weten dat er wordt opgenomen en dat AI het gesprek samenvat. Bij online meetings meldt de notetaker dat zelf. Bij telefoongesprekken en fysieke gesprekken doe je dat zelf.
Online meetings: het bericht van de notetaker
Als de notetaker een Teams-, Google Meet- of Zoom-meeting binnenkomt, verschijnt hij met een zichtbare naam en logo, en zet hij één bericht in de chat voor iedereen. Standaard is dat (in het Engels):
Hi, I am {botName}, the AI notetaker of {recruiterName}. This meeting is recorded, transcribed and summarised with AI. Do you not want this? Tell {recruiterName}, and they remove me from the call.
Hyre vult de naam van de notetaker en jouw naam zelf in. Wil iemand niet worden opgenomen, dan haal je de notetaker uit de meeting.
Het bericht aanpassen (bijvoorbeeld in het Nederlands)
Ga naar Settings › Notetaker. Je moet owner, admin of manager zijn.
Vul bij Chat message on join je eigen tekst in, maximaal 500 tekens. Gebruik
{botName}en{recruiterName}voor de namen. Laat je het veld leeg, dan gebruikt Hyre het Engelse standaardbericht.Sla op.
Een voorbeeld in het Nederlands:
Hoi, ik ben {botName}, de AI-notetaker van {recruiterName}. Dit gesprek wordt opgenomen, uitgeschreven en met AI samengevat. Liever niet? Zeg het tegen {recruiterName}, dan haalt die mij uit het gesprek.
Let op
Wie later de meeting binnenkomt, ziet het bericht niet. En in een meeting waar de chat dicht staat voor de notetaker, verschijnt het niet. Zeg het daarom ook even hardop.
In een meeting met mensen van meer dan één organisatie die Hyre gebruiken, plaatst de notetaker altijd het standaardbericht en de standaardnaam.
Telefoongesprekken
Hyre neemt alleen gesprekken op die via Hyre lopen: bellen met Call in Hyre, of als je je Hyre-nummer aan het gesprek toevoegt. Er is geen automatische melding. Zeg aan het begin van het gesprek dat je opneemt en dat AI het samenvat.
Fysieke gesprekken en memo's
Bij een opname met Record in Hyre, of met een Plaud- of Hey Pocket-recorder, krijgt niemand automatisch een melding. Vertel de mensen in de ruimte dat je opneemt, voordat je begint.
Opnemen vermijden
Per meeting: zet in je agenda bij een afspraak aan dat de notetaker niet meegaat.
Standaard niet: zet onder Settings › Notetaker de schakelaar Join my meetings automatically uit. Dan nodig je de notetaker zelf uit met Add Notetaker als je wel wilt opnemen.
Achteraf: verwijder het gesprek in Conversations.
Goed om te weten
Jij bent verantwoordelijk voor het informeren van kandidaten en klanten. Jullie bureau is verwerkingsverantwoordelijke, Hyre is verwerker. Zet in je privacyverklaring dat je gesprekken opneemt en met AI samenvat, en waarom.
Tip voor uitnodigingen: zet een zin in je agenda-uitnodiging, bijvoorbeeld: "Ik gebruik een AI-notetaker die dit gesprek opneemt en samenvat. Liever niet? Laat het me weten."
Hoe lang? De video-opname van een meeting bewaren we 30 dagen. Het transcript en de samenvatting blijven staan tot je ze verwijdert. Zie Bewaartermijnen, do not contact en iemand wissen.
Vraagt iemand om verwijdering van een opname, verwijder dan het gesprek. Wil iemand helemaal uit je systemen, laat een owner of admin de persoon wissen.
Bekijk de video
Video: Privacy en je data in de Hyre Academy (2 min). Video: Notetaker in de Hyre Academy (1 min).
Gerelateerd